Haal het beste uit je thuiswerkplek

Het coronavirus en de lockdown hebben de wereld een klein jaar geleden op z’n kop gezet. Ik wil je meenemen door mijn ontwikkeling in het thuiswerken sindsdien. Ik focus vooral op de techniek die erbij komt kijken. Ik ben geïnspireerd geraakt door hoe technologie je kan helpen. Hoe beter je online overkomt, hoe meer impact je kunt hebben!

Door Kevin Cheng, Technical Support & Pre-Sales

Laten we beginnen bij het begin. Op 18 maart 2020 heb ik mijn spullen van kantoor opgepakt en mee naar huis genomen. Vanaf dat moment zat ik ineens de hele dag vanuit huis te werken. Dat is toch wel even wat anders. Zo zag mijn werkplek er toen uit.

Dagelijks overleg

Op kantoor hadden we elke dag al een stand-up. Dit is ons dagelijkse overleg om 9.45 uur waarin iedereen even kort vertelt hoe hij/zij zich voelt vandaag, wat je gisteren hebt gedaan en wat je voor vandaag hebt gepland.

Onwennig

In het begin was het even onwennig om dan via de webcam de hele tijd naar jezelf te kijken en alle gezichten van collega’s te zien. Ik maakte toen nog gewoon gebruik van de ingebouwde webcam van mijn laptop. Op een dag liep ik klungelig met de laptop in mijn hand door mijn huis, tot grote hilariteit van mijn collega’s, omdat zij de onderkant van mijn kin en neusgaten in beeld hadden; super charmant … *NOT*

Na een week vielen me een paar dingen op waar ik me aan stoorde, zoals:

• Camerahoogte niet optimaal
• Slecht korrelig beeld
• Achtergrondgeluiden of slecht geluid bij collega’s
• Verlichting niet goed
• Virtuele achtergrond die minder goed werkt

Headset nodig

Omdat mijn bureau in de hoek van mijn werkkamer staat, merkte ik op dat ik echt een headset moest dragen om het geluid te verbeteren. Direct tegen de laptop praten, zonder oordopjes of headset, creëerde voor de tegenpartij meteen echo en een erg hol geluid; niet goed dus.

Op kantoor gebruik ik de Jabra Engage 75, dit is een draadloze headset die erg goed is. Helaas was ik vergeten om deze mee te nemen en genoodzaakt om de simpele, witte oordopjes van mijn mobiele telefoon te gebruiken. Dit begon me zo te storen dat ik naar kantoor gereden ben om mijn headset op te halen. Eenmaal thuis voelde het meteen vertrouwd aan. Ik gebruikte eindelijk de hele set om mijn werk goed uit te kunnen oefenen.

Fulltime thuiswerken was echt even wennen. Zo vaak heb ik nog niet eerder thuisgezeten om te werken. Wat ik vooral mis van kantoor is het sociale aspect. Het koffiemoment met mijn collega’s en ook op een laagdrempelige manier samen overleggen, zit er niet meer in.

Tot zover dus de impact van de lockdown en het thuiswerken op mijn werk. Ik zag veel ruimte om mijn eigen thuiswerk plek te verbeteren en ben op onderzoek gegaan. Ik vind het namelijk belangrijk dat klanten die contact hebben met oneCentral een goede eerste indruk krijgen en het gevoel hebben dat wij onze zaken prima op orde hebben. Mijn boodschap komt uiteraard beter over als ik duidelijk te verstaan ben en er geen ruis op de lijn te horen is.

Why: Verbeteringen

Mijn WHY voor de verbeteringen bestaat uit drie elementen:

• Zakelijke eerste indruk en uitstraling is belangrijk
• Professionaliteit; ‘dit bedrijf heeft het goed op orde’
• Verstaanbaarheid: boodschap komt beter over, geen ruis

Het stoorde mij dat deze elementen niet op orde waren. Daar wilde ik wat aan doen. Maar hoe begin je dan? Welk apparatuur heb je nodig?

Criteria formuleren

Mijn zoekproces begon met het formuleren van criteria waaraan de apparatuur moest voldoen. Zo moest de apparatuur ruimtebesparend zijn, ik hou er namelijk van als dingen compact zijn. Het andere criterium was duurzaamheid, ik vind het belangrijk dat een product lang meegaat. Ten derde is er gebruiksgemak, het product moet voor mij als eindgebruiker makkelijk in gebruik zijn. Tot slot is toekomstbestendigheid een belangrijk criterium, zodat ik de komende jaren verzekerd ben van updates en kan meegroeien met nieuwe ontwikkelingen. Door met een lijst van criteria te werken, kun je veel makkelijker de juiste producten vinden en een keuze maken.

Voor mij zijn de belangrijkste criteria dus:

• Ruimtebesparend
• Duurzaam
• Gebruiksgemak
• Toekomstbestendig

How: apparatuur

Met deze criteria ben ik online gaan shoppen en heb de volgende apparatuur aangeschaft.

• Webcam: Logitech StreamCam:

Ik ben blij met de Logitech StreamCam. Het grote voordeel is dat hij is voorzien van een USB-C connector en beeld streamt op Full HD en 60 hertz. De camera is in maart 2020 uitgebracht door Logitech. Dit maakt het product toekomstbestendig en zal het nog jaren worden voorzien van de nodige firmware updates. In de praktijk wordt nu ook nog maar maximaal op Full HD gestreamd, omdat je anders problemen krijgt met bandbreedte tijdens video calls.

• Green screen: Elgato Green Screen

De grappigste reacties heb ik gekregen op het gebruik van mijn green screen. Een green screen zorgt ervoor dat de computer de kleur groen kan scheiden van de persoon die voor de webcam zit.

Uiteraard moet je daarbij geen groene kleding dragen, want anders wordt dat groene deel ook onderdeel van je gekozen achtergrond! Met een green screen breng je je image naar een professioneel niveau. Het biedt ongekende mogelijkheden en flexibiliteit, omdat je kunt kiezen uit verschillende achtergronden en zelfs bewegend beeld.

Hiermee heb ik een van de grootste irritaties kunnen oplossen, namelijk het flikkerende licht rondom mijn hoofd en headset als ik gebruik maak van een van de achtergrondfilters die je in Teams kunt selecteren. Daarnaast voldoet het green screen aan al mijn eisen: ruimtebesparend, duurzaam, gebruiksgemak en toekomstbestendig.

• Verlichting: Elgato Key Light

Tot slot heb ik de verlichting aangepakt. Herken je dit? Dat het beeld de ene keer te licht is en de andere keer weer te donker afhankelijk van het tijdstip en vanaf welke hoek je de webcam positioneert, waardoor je helemaal niet duidelijk in beeld bent.

Verlichting vormde de grootste uitdaging voor mij. Op internet staan zo veel verschillende lampen waar je uit kunt kiezen, dat ik hier het langst over heb gedaan. Uiteindelijk heb ik gekozen voor de Elgato Key Light. De belangrijkste factor was dat dit product erg ruimtebesparend is. Het bespaart zoveel ruimte, omdat het aan mijn bureau wordt gemonteerd via een tafelklem direct achter mijn beeldscherm.

Wat dit product uniek maakt, is dat het software heeft om de lichtintensiteit en kleurtemperatuur te regelen. Hierdoor heb ik maar één licht nodig voor hetzelfde effect dat anderen bereiken met twee of meer lichten.

De truc is dat het licht niet direct naar mij is gericht. Ik heb de Key Light 180 graden gedraaid, met het frontpaneel gericht naar de muur achter de monitor. Ik gebruik de muur in principe als een grote softbox, dus het licht komt een stuk zachter op me af. Hiermee los je het probleem op dat er een grote schaduw is te zien achter je.

Schaarste

Tijdens het begin van de coronapandemie was het echter wel een flinke opgave om bovenstaande apparatuur aan te schaffen. Er was een enorme schaarste ontstaan, omdat de vraag naar deze producten flink was gestegen. Inmiddels is deze schaarste opgelost en zijn alle producten weer beschikbaar.

What: de uiteindelijke toepassing

Ik wilde je meenemen door mijn onderzoeksfase waarin ik veel bekeken en gelezen heb over de verschillende technische hulpmiddelen. Ik heb ervoor gekozen om te beginnen met de essentiële onderdelen van beeld- en geluidskwaliteit. En … zo is het dus geworden.

Professionele uitstraling

Ik gebruik mijn professionele setup voor de volgende zaken:

• Professionele uitstraling: goede vertegenwoordiging van oneCentral bij online meetings met partners en klanten
• Academy: educatieve video’s kunnen produceren met goed en scherp beeld
• Creativiteit: elk denkbare omgeving en uitstraling creëren met een green screen en goede verlichting, afgestemd op je publiek
• Online live events: informatieve en kennissessies faciliteren

Vergroot je impact

Ik hoop je door dit blog te hebben geïnspireerd en dat je enthousiast bent geworden om het beste uit jezelf en je thuiswerkplek te halen! We doen steeds meer online en dat zal in de toekomst ook wel zo blijven. Daarom noemen ze het ook wel het ‘nieuwe’ normaal; ik omarm de nieuwe lifestyle. Door te investeren in goed materiaal kom je beter over en vergroot je je impact. Zorg dat je hiermee je voordeel doet. Ik ben erg benieuwd naar jouw ervaringen en altijd op zoek naar nieuwe manieren om mijn setup te verbeteren. Ik hoor graag welke tips jij hebt.