Bellen via Teams bij Groosman aan basis nieuwe diensten IT4Success

Architectenbureau Groosman heeft recent de overstap gemaakt naar Bellen via Teams. IT-manager Mark Verbeek koos voor IT-dienstverlener IT4Success die samen met oneCentral een duidelijke propositie heeft ontwikkeld. De communicatie en samenwerking tussen medewerkers die veel op pad zijn, is nu makkelijker en efficiënter. “We hadden dit altijd al voor ogen maar we waren er nu aan toe.”

IT4Success is begonnen als reseller van vooral hardware en de bijbehorende softwarelicenties. Sinds het bedrijf die systemen ook bij klanten installeert en implementeert, is die dienstverlening een steeds groter deel van de business geworden. Inmiddels is de organisatie sterk opgeschoven naar het management en beheer van IT-systemen en daar maken de Microsoft-producten een groot deel van uit. “De belangstelling voor Teams groeit al enige tijd maar het mag duidelijk zijn dat die vraag afgelopen jaar in de eerste lockdown enorm is gegroeid”, zegt business manager Sander te Loo die ook verantwoordelijk is voor een deel van het relatiemanagement met klanten. “Er is ook een run ontstaan op Bellen via Teams en dus wilden we daar een dienst voor ontwikkelen. Dat bleek echter nog niet zo eenvoudig. Het gaat pas makkelijker sinds we met oneCentral werken, want zij hebben toch wel heel veel kennis van telecom. Samen met oneCentral hebben we Bellen via Teams als dienst doorontwikkeld en daar zijn onze klanten heel erg blij mee.”

Overstap naar Teams

Een van die klanten is architectenbureau Groosman uit Rotterdam. IT4Success zorgt al jaren voor de kantoorautomatisering van het bureau en denkt mee bij manieren om delen van de IT-organisatie, zoals telefonie, UC en collaboration, naar de cloud brengen. Daar hoort Teams natuurlijk ook bij. Bij Groosman leefde immers al langere tijd de wens dat de vijftig medewerkers makkelijker en op modernere manieren gaan communiceren en samenwerken. Toen de lockdown kwam, moesten er volgens IT-manager Mark Verbeek van Groosman ineens veel keuzes worden gemaakt. “Zo moesten we snel beslissen wat te doen met samenwerken, Teams, telefonie et cetera. Het thuiswerken op zichzelf was geen probleem, want de collega’s hebben al lang geen PC’s meer. Ze werken op endpoints in onze eigen cloud met onze architecten- en bouwsoftware. Dat we al zo lang met IT4Success werken, maakte de samenwerking op dat moment wel veel efficiënter”, blikt Verbeek terug.

Groosman was in 2015 overigens al gestart met de voorlopers van Teams. Maar zoals bij zoveel bedrijven en organisaties heeft de lockdown ervoor gezorgd dat de besluitprocedure is versneld. “Veel collega’s vonden Teams een mooie oplossing”, zegt Verbeek. Groosman had tot vorig jaar nog een telefooncentrale in huis en werkte de laatste jaren met een SIP-trunk en Dect in het gebouw. “Met het oog op de leeftijd en functionaliteit van het systeem zocht ik al een tijd naar vervanging. Veel van onze mensen zijn veel buiten de deur voor bijvoorbeeld bouwvergaderingen en dat betekende dat ik mobiel ook wilden integreren vanuit het gebruikersperspectief. We wilden de mensen ook met een privénummer op hun device laten bellen. Teams kwam dus eigenlijk goed uit. Toch heeft het nog even geduurd voordat we met Teams zijn gaan bellen, omdat die integratie best complex is. Het heeft dus absoluut geholpen dat IT4Success een duidelijke geïntegreerde oplossing had ontwikkeld.”

Snelle implementatie

Dat Groosman deze stappen heeft gemaakt met IT4Success komt volgens Verbeek voor een groot deel door de intensieve samenwerking en het vertrouwen. IT4Success is al 25 jaar de trouwe dienstverlener van Groosman. En met 40 dienstjaren in de IT- en telecommarkt weet Verbeek precies hoe de hazen lopen. “Groosman wist inderdaad heel goed wat ze wilden en Mark had zijn huiswerk goed gedaan. Met dat lijstje ben ik met oneCentral om de tafel gegaan en samen konden ze vrij snel een voorstel inrichten. We hebben dus snel een pilot kunnen opzetten. De telefooncentrale is overgenomen naar de functionaliteit in Office en de connecties zijn geleverd door oneCentral. Toen we de Direct Routing hadden gekoppeld, was Mark al klaar met de inrichting van de Teams-licenties. Het was dus enkel nog een kwestie van bellen en gebeld worden om alles te controleren.”

Keuze voor vertrouwen

Verbeek zocht nadrukkelijk naar een dienstverlener die hij kon vertrouwen. “We hebben hier te maken met iets dat compleet nieuw is. En ik wilde goede gesprekskwaliteit zonder vertragingen tijdens de gesprekken. Dat is heel vervelend en verstorend voor duidelijke communicatie”, zegt Verbeek resoluut. “Groosman moet heel goed bereikbaar zijn voor klanten en dus worden medewerkers niet automatisch doorgeschakeld. We werken ook niet met huntgroepen. Voorheen hadden we een DECT-toestel dat over de afdeling rouleerde, maar dat kan natuurlijk niet meer. Alle nummers van de medewerkers staan op onze website, dus klanten kunnen direct bellen wie ze nodig hebben. Als corona voorbij is, gaan we 50 procent thuiswerken. We gaan ons kantoor niet inkrimpen maar juist uitbreiden met meer vergaderruimtes en meer Teams-ruimtes voor overleg. Medewerkers kunnen zo flexibeler aanwezig zijn en werken aan eilanden die ze kunnen reserveren. Bouwvergaderingen zullen steeds meer digitaal gebeuren. Er gaat heel veel veranderen in de manier waarop we werken en daar zijn we met de huidige implementatie op voorbereid.”

Oplossingsgericht

Deze samenwerking met een klant als Groosman heeft voor IT4Success aan de basis gestaan van Bellen via Teams als nieuwe dienst. “Er is zoveel kennis en vertrouwen tussen Groosman en IT4Success dat we vaak al binnen 3 à 4 vragen duidelijk hebben wat de wensen en mogelijkheden zijn. Dat is een groot voordeel. En die relatie heeft voor ons betekend dat we onze dienstverlening hebben verbreed en dat is weer waardevol voor andere klanten”, zegt Sander te Loo. “We geloven in een keten waarin we moeten samenwerken op momenten dat nieuwe diensten worden ontwikkeld. Zowel met klanten als binnen het kanaal. Je kunt als bedrijf niet alles weten. Dus zien we leveranciers als onze partners. Het succes in de relatie met oneCentral is meer dan de kwaliteit van hun dienstverlening. Maar ook simpelweg dat je mensen kunt bellen en met hen kunt praten op het moment dat je voor een uitdaging staat. Oplossingsgericht. Daar hebben we voor gekozen.”